Creare una nuova sede di lavoro [🔑 Funzione ADMIN]

In questa guida vedremo come creare nuove sedi di lavoro

Marco
Scritto da MarcoUltimo aggiornamento 1 mese fa

Che cos'è una sede?

In Docker è possibile censire più sedi per la stessa azienda. Ogni sede avrà un proprio calendario e i propri turni, inoltre ti darà la possibilità di raccogliere gruppi di utenti in team di lavoro.

Ad ogni sede è possibile associare uno o più amministratori. Una volta associati, questi visualizzeranno e riceveranno i documenti e le richieste unicamente dai dipendenti raggruppati in quella sede.

Raggruppare i tuoi dipendenti in diverse sedi potrebbe essere utile nel caso in cui volessi:
⏩ A fronte di un singolo luogo di lavoro, considerare le sedi come aree diverse di quel luogo e associare loro uno o più amministratori, i quali potranno visualizzare esclusivamente i dipendenti collegati ad esse;
⏩ Geolocalizzare luoghi di timbratura diversi (sedi aziendali o sedi del cliente) e scegliere per ogni dipendente associato se poter timbrare unicamente in quel luogo, oppure ovunque;
⏩ Creare diverse sedi per geolocalizzare le aree di timbratura e creare una sede "generica" dove inserire tutti i tuoi dipendenti (con l'opzione "timbra solo in questa sede" disattivata): in questo modo potrai gestire tutti i dipendenti da una singola sede; potrai verificare successivamente il luogo di timbratura nel report delle presenze (Se la timbratura è stata effettuata presso una sede censita in Docker, vedrai il nome della sede, altrimenti, troverai la scritta "posizione sconosciuta" e la mappa segnata con la posizione della timbratura).
👉 Il report delle presenze verrà generato per ogni singola sede.

Per creare una nuova sede di lavoro bisogna andare nella sezione "Sedi" del menu di Docker e cliccare il tasto + in basso a destra.

Si aprirà una scheda dove indicare il Nome della sede e il suo indirizzo.

Dopo aver digitato l'indirizzo, si potrà procedere alla registrazione delle coordinate tramite il tasto “ottieni coordinate":

  • Se si è connessi da un PC, le coordinate verranno calcolate tramite il servizio OpenStreetMap;

  • Se si è connessi da un device con GPS (smartphone o tablet), le coordinate verranno acquisite direttamente dal dispositivo in uso.

In ultima istanza, se si è già in possesso delle coordinate, è possibile inserirle manualmente nei rispettivi campi, senza estrapolarle automaticamente (e senza quindi utilizzare il tasto “ottieni coordinate").

Una volta compilate queste informazioni, si potrà scegliere se attivare o meno il servizio di timbratura per la sede corrente.

Se lo switch viene impostato su on, sarà necessario selezionare i giorni in cui la sede opera normalmente e il raggio (metri in linea d'aria) entro il quale poter effettuare la timbratura.

  • 👉 In fase di report, i suddetti giorni non selezionati verranno considerati "Chiusura aziendale": le eventuali timbrature effettuate in questi giorni verranno comunque calcolate.

Terminate le operazioni, cliccare il tasto “Salva” per registrare la nuova sede, che apparirà ora nell'elenco delle sedi.

Per modificare le informazioni di una sede, bisogna selezionare quella interessata e cliccare il tasto col pennino che si trova in alto a destra.

Associare i dipendenti alla sede

Per associare un dipendente ad una sede bisogna aprire la sede (menu sedi) alla quale vogliamo assegnare il dipendente e cliccare "Aggiungi dipendente". Si aprirà una maschera con una serie di informazioni da dover compilare.

  • Per prima cosa dovremo cercare il dipendente o i dipendenti da aggiungere, nell'apposita barra di ricerca. E' possibile, spuntando la prima checkbox, aggiungere tutti i dipendenti che sono stati censiti in Docker, ma che non sono stati ancora associati ad una sede.

  • Poco sotto, potremo scegliere un turno predefinito (tra quelli censiti nella sede) da associare al nostro dipendente, e quanto margine di timbratura impostare.

Passando alle altre voci della maschera, troveremo una serie di switch:

  • Lo switch "Timbratura" indica se attivare il servizio di timbratura per i dipendenti selezionati. Se il servizio non è attivo per la sede, non sarà possibile attivarlo per il singolo dipendente associato a quella sede. Di default, lo switch è impostato su "On".

  • Lo switch "Timbra solo in questa sede", se impostato su "On", limita la timbratura unicamente alla sede di appartenenza (si potrà timbrare entro il raggio indicato durante la creazione della sede).

    Se disattivo, abilita il dipendente a timbrare ovunque. Se il dipendente dovesse timbrare nei pressi di un'altra sede censita in Docker, in fase di report, ne apparirà il nome. Di default, lo switch è impostato su "On".

  • Lo switch "Calcolo ore Teoriche", se impostato su "On" e se il dipendente è associato ad un turno (predefinito e/o pianificato), valorizza in automatico come "lavorato" (riportando le ore indicate nel turno) quelle giornate dove il dipendente avrebbe dovuto lavorare, e invece non è presente né un giustificativo né una timbratura. Di default, lo switch è impostato su "Off".

La select "Modalità esportazione ore teoriche", permette di indicare con quale modalità vengono valorizzate le giornate che attivano il calcolo delle ore teoriche. Di default, è impostata su "Esporta monte ore del turno associato" (descritto nel punto precedente). In alternativa è possibile indicare uno dei giustificativi personalizzati (di tipo data).

Nel caso in cui fosse presente un turno e impostata la creazione automatica del giustificativo, in fase di report vedremo esportato il giustificativo valorizzato con le ore del turno di riferimento.

Se attivassimo il calcolo delle ore teoriche, senza avere un turno di riferimento per una determinata giornata, avremmo due scenari possibili:

  • il calcolo è impostato in modalità "esporta monte ore del turno" = non verrà esportato nulla.

  • il calcolo è impostato in modalità "crea giustificativo" = verrà esportato solo il codice giustificativo, senza le ore.

Una volta terminata la configurazione, premere il tasto "Salva".

👉 Queste impostazioni possono essere modificate in qualsiasi momento, cliccando sulla card con il nome del dipendente (sotto la voce "Dipendenti") nella pagina della sede.

Per associare un dipendente ad una sede, si può anche andare nella scheda del dipendente (menu dipendenti) ➡ opzioni ➡ Seleziona sede ➡ Salva

👉 In questo modo verrà applicata la configurazione di default (timbratura abilitata solo in sede, nessun turno, margine timbratura impostato a 0, calcolo delle ore teoriche disattivato).

Margine timbratura

Il margine timbratura rappresenta una fascia temporale espressa in minuti, usata per arrotondare automaticamente, sia in eccesso che in difetto, le ore effettivamente lavorate da un dipendente rispetto a quelle indicate nel turno a lui associato.

👉 Esempio:

Supponiamo sia impostato un Margine timbratura di 10 minuti, l'orario di inizio turno è impostato alle ore 08:00 e fine turno alle ore 16:00, per un totale di 8 ore di lavoro.

  • Il dipendente timbra l'ingresso alle ore 08:06 e l'uscita elle ore 15:59, per un totale di 07 ore e 53 minuti di lavoro: Docker arrotonderà automaticamente le ore di lavoro a 08:00 ore perché il dipendente ha lavorato entro i 10 minuti per difetto.

  • Il dipendente timbra l'ingresso alle ore 07:54 e l'uscita elle ore 16:01, per un totale di 08 ore e 07 minuti di lavoro: Docker arrotonderà automaticamente le ore di lavoro a 08:00 ore perché il dipendente ha lavorato entro i 10 minuti per eccesso.

  • Il dipendente timbra l'ingresso alle ore 08:01 e l'uscita elle ore 15:45, per un totale di 07 ore e 44 minuti di lavoro: Docker NON arrotonderà automaticamente le ore di lavoro perché il dipendente ha lavorato oltre i 10 minuti per difetto (verrà segnalata un'anomalia nel report, riportando 07:44 ore di lavoro).

  • Il dipendente timbra l'ingresso alle ore 08:01 e l'uscita elle ore 16:35, per un totale di 08 ore e 34 minuti di lavoro: Docker imposterà 08:00 ore lavorate e 00:34 minuti di straordinario.


Turni di lavoro

Ti consigliamo di creare uno o più turni di lavoro per gestire al meglio gli orari di lavoro.

Segui la guida dedicata: 🔗Come creare un turno di lavoro [🔑 Funzione ADMIN]

Pianificazione turni

La funzionalità di Pianificazione turni ti permette di gestire in modo avanzato l'associazione del turno di lavoro ai tuoi dipendenti.

Segui la guida dedicata: 🔗Guida alla Pianificazione turni [🔑 Funzione ADMIN]

Report presenze

Dopo aver configurato la sede e i relativi dipendenti, puoi generare un report delle presenze.

Segui la guida dedicata: 🔗Guida alla sezione Report [🔑 Funzione ADMIN]

Dispositivo di timbratura

Puoi abilitare i tuoi dipendenti alla timbratura tramite rete LAN / Wi-Fi aziendale, oltre al GPS.

Segui la guida dedicata: 🔗Dispositivo di timbratura [🔑 Funzione ADMIN]

Questo articolo ha risposto alla tua domanda?