Avviare un processo di firma

Vuoi maggiori informazioni su come attivare il servizio di Firma Digitale Remota OTP?
Segui la guida 🔗 Attivazione del servizio.

Avvio del processo

Puoi avviare un processo di firma dall'app Docker o dall'app Qube, nella relativa sezione Explorer.

Nel pannello di firma sono presenti le seguenti opzioni:

• Tipologia firma: è possibile selezionare una delle tipologie di firma disponibili tra Firma Elettronica Semplice (FES), Firma Elettronica Semplice Plus (FES+) o Firma Elettronica Avanzata (FEA). Maggiori informazioni
  Per quest'ultima tipologia di firma, è necessario aver abilitato la firma FEA (puoi aprire un ticket qui) ed aver completato l'anagrafica dei firmatari con un documento di riconoscimento.

• Modalità firma: questa opzione permette di scegliere la modalità con la quale applicare le firme nel documento. Puoi scegliere tra Pagina (Posizionamento automatico, vedi in basso), Marcatore (Posizionamento manuale, vedi in basso) o Acrofield.

• Firma grafica: abilitando questa funzione, ai firmatari verrà chiesto di disegnare la propria firma nel campo dedicato.

• Scadenza: definisce la data di scadenza entro la quale il documento deve essere firmato. Nel caso si lasciasse questo campo vuoto, verrà impostata la data odierna più 30 giorni.

Posizionamento automatico

Per posizionare automaticamente la firma nel documento, senza il bisogno di inserire alcuna informazione all'interno di quest'ultimo, utilizza la modalità "Pagina".

Nella finestra di creazione firma, seleziona "Pagina" nel menu "Tipologia firma": nella selezione del firmatario indica la pagina del documento e il posizionamento della firma, "in basso a destra" o "in basso a sinistra".

Firme multiple

• Se è necessario apporre più firme su un documento puoi aggiungere nella lista lo stesso firmatario o uno diverso, indicando la pagina e il posizionamento desiderati.

Posizionamento manuale

Per posizionare le firme in punti specifici del documento, utilizza la modalità "Marcatore": inserisci il Marcatore nel documento in questo formato ##FIRMA_DIPENDENTE## (due caratteri cancelletto ad inizio e fine testo, senza spazi; il testo è personalizzabile).

Nella finestra di creazione firma, seleziona "Marcatore" nel menu "Tipologia firma": nella selezione del firmatario, nel campo "Marcatore", inserisci come valore solo il testo contenuto tra i caratteri ## (cancelletto).

👉 Ad esempio, per una firma del lavoratore, utilizza ##FIRMA_DIPENDENTE## nel documento e inserisci FIRMA_DIPENDENTE come valore del Marcatore. La firma apparirà esattamente nel punto in cui hai inserito il Marcatore.

Firme multiple

• Se è necessario apporre più firme sul documento per un solo firmatario, puoi aggiungere nel documento il Marcatore in tutti i punti dove vuoi che appaia la firma, specificando una sola volta il firmatario e il valore del Marcatore nella lista dei firmatari.

• Se è necessario apporre più firme sul documento per diversi firmatari, puoi aggiungere nel documento i Marcatori in tutti i punti dove vuoi che appaiano le firme, specificando per ogni firmatario un Marcatore diverso.

💡 In qualsiasi modalità, la firma sul documento verrà richiesta seguendo l’ordine impostato sui firmatari. Per modificare l'ordine è sufficiente eliminare il firmatario suggerito e aggiungere i firmatari in base all'ordine desiderato; il numero che indica l’ordine viene visualizzato davanti al nome.

💡 È possibile salvare il processo in Bozza cliccando sul pulsante Salva Bozza per inviare il documento in firma in un secondo momento.

💡 Durante l'avvio del processo, l'app verifica che tutti i firmatari abbiano registrato in anagrafica il proprio Codice Fiscale e il proprio numero di Cellulare. In caso contrario, il processo viene salvato in Bozza, in attesa che si integrino questi dati attraverso il tasto Impostazioni che apparirà in corrispondenza dei firmatari.

Processo in corso

Dopo aver inviato il documento in firma, il processo si troverà in stato "In Attesa Firma".

Per maggiori informazioni sugli step da seguire per firmare il documento, segui la guida 🔗 Firmare un documento.

💡 Se desideri annullare un processo di firma che è ancora in corso, il quale si trova in stato "In Attesa Firma", è possibile utilizzare il tasto "Annulla Processo": le firme già apposte sul documento verranno annullate e i firmatari in coda non riceveranno il documento da firmare.

Tieni presente che anche i documenti e gli OTP annullati vengono conteggiati nel plafond mensile.

💡 Se hai selezionato il tuo account tra i firmatari, visualizzerai il tasto di firma📲 in prossimità del tuo nome direttamente nel pannello di creazione processo.

💡 Per i firmatari successivi al primo in elenco, lo stato iniziale sarà “Attesa invio”. Questo stato passerà in “In Attesa Firma” solo dopo che il firmatario precedente avrà completato la propria firma.

Processo terminato

Al termine del processo di firma, verranno generati diversi documenti da poter visualizzare e/o scaricare nel proprio device; tieni presente che questi documenti rimangono archiviati nell'app e non dovrai preoccuparti di salvarli nei tuoi archivi. Nell'elenco documenti troverai:

• Documento originale: è il documento caricato dal richiedente, prima che il processo venga avviato. E’ sempre disponibile in Profiler Cloud a prova del fatto che il documento firmato non ha subito modifiche rispetto al documento ricevuto.

• Documento firmato

• Attestato di firma: è un documento contenente tutte le informazioni che hanno portato al completamento della firma con successo. In caso di controversia, questo documento consentirà di riprodurre tecnicamente la firma elettronica.

• Log audit: contenente i file di log delle singole attività eseguite nel corso del processo di generazione della Firma Elettronica, al fine di consentire ai firmatari la verifica delle diverse fasi che hanno portato alla generazione della firma.

• Marca temporale: la Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. Apporre una marca temporale fa sì che la Firma risulti sempre e comunque valida. La marca temporale viene associata al documento “Attestato di firma”, il documento che riepiloga le impronte di tutti i documenti.

• Termini e condizioni: trovi questo documento in ogni firmatario aprendo il menu opzioni.

Stati del processo di firma

Un processo di firma può trovarsi in uno dei seguenti stati:

⚪ Bozza: il processo viene salvato come Bozza ed è pronto per essere spedito da parte del richiedente. Un processo può rimanere in questo stato anche nel caso in cui uno o più firmatari presentino problemi di anagrafica (Codice Fiscale e/o numero di Cellulare mancante);

🔵 In attesa firma: l’email è stata inviata al firmatario ed è in corso il processo, in attesa che lo completi;

🟢 Completato: il processo si è concluso con successo ed il documento è stato firmato;

🔴 Scaduto: il processo non è stato completato entro la data di scadenza indicata.

Eliminare un documento firmato

Se desideri eliminare un documento firmato, puoi farlo direttamente da Explorer in Docker o Qube utilizzando il tasto Cestino: una volta eliminato, il dipendente non potrà più visualizzare il documento nella propria area, a meno che non abbia già scaricato il file, il quale rimane legalmente valido.

Tieni presente che anche i documenti eliminati vengono conteggiati nel plafond mensile.